تحلیل سیستم ها و عارضه یابی شرکت ها

در سال های اخیر موضوعی که بیش از پیش، سازمانها و ذهن مدیران آنها را سخت درگیر کرده است، تغییر، اصلاح و بهبود وضعیت سازمانهاست. دلایل آنها هم به دو دلیل اساسی است:
اول اینکه محیط سازمانها بطور مستمر و با شتاب دستخوش تغییر و تحول می شود و تنها سازمانهای سازگار و هماهنگ با الزامات و مقتضیات محیط، ‌قادر به تداوم حیات و بقای خود هستند.
دوم اینکه سازمانها برای رشد و تکامل خود باید از درون متحول شوند و به سوی تعالی،‌ برتری و بلوغ حرکت کنند و این فلسفه تکامل و ضرورت وجودی مدیران سازمانهاست تا بیش از آنکه انرژی و وقت و منابع خود را صرف حفظ وضع موجود نمایند، بیشتر صرف بهبود و توسعه و بالندگی سازمان نمایند.
اما علیرغم این اهمیت و ضرورت، متغیرها و عوامل اثرگذار بر سازمانها روزبروز پیچیده تر می شوند و لذا نه تنها توسعه و تکامل سازمان، که حفظ وضع موجود مناسب نیز سخت تر می شود که هم به دلیل تنوع و تعدد عوامل محیطی و هم به دلیل پیچیدگی روزافزون درون سازمانهاست، لیکن چاره ای جز حل مشکلات، عبور از موانع و گذر از راه ناهموار برای بقاء و رشد وجود ندارد.
در چنین شرایطی،‌ هدایت و اداره سازمانها برای تحقق اهداف از پیش تعیین شده و حضور فعال و اثربخش در جامعه، نیازمند درک درست موقعیت و اتفاقات محیطی، برای آگاهی یافتن بموقع و دقیق از نقاط قوت و ضعف سازمان است که این هر دو،‌ نیازمند الگو و مدل مناسب برخورد با سازمان می باشد.
نقطه شروع تغییر و تحول سازمان، درک و شناخت درست وضعیت موجود سازمان می باشد که این امر نیازمند مدلی مناسب برای شناخت است. توجه صحیح و آگاهی بموقع از نشانه های وجود مشکل تحت عنوان عارضه های سازمان و حساسیت و التزام به ریشه یابی و فهم چرایی وجود عارضه ها تحت عنوان علل و مشکلات اساسی سازمان، مرحله اصلی و مهم برای تحول و بهبود وضعیت سازمان است.
در این جهت و برای تحقق هدف مذکور، متدلوژی شناخت و معاینه سازمانی سازمانها،‌ تهیه و تنظیم و ارائه شده است که بر مبنای مدل EFQM یا بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت که برای ارزیابی تعالی سازمانها بکار گرفته می شود، تنظیم گردیده است.شایان ذکر است که علاوه بر مدل مذکور مدلهای دیگری برای ارزیابی سازمانها مانند مدل کارت امتیاز دهی متوازن،مدل تعیین برتری سازمانی،مدل کاهش راهبردی هزینه وبهبود عملکرد و… وجود داردکه اصولا تفاوت ماهوی با هم ندارند.
فرآیند معاینه سازمانی سازمانها که در مدل مطرح و مورد استفاده قرار می گیرد،‌ با رویکرد مشارکت و ایفای نقش هر چه بیشتر و فعال کارفرمایان، مدیران و کارشناسان سازمانها در فرآیند معاینه سازمانی با کمک مشاور بعنوان تسهیل گر انجام علمی و درست این فرآیند است. بعبارت دیگر،‌ در این فرآیند مشاور از طریق تیم سازی در بدنه کارفرما و سازمان متقاضی، سعی می نماید تا دو هدف متعالی و ارزشمند محقق گردد:

نخست اینکه قابلیت تشخیص صحیح و علمی مشکلات و مسائل سازمانی و توانمندی کارشناسی راه حل یابی مسائل فراروی، در درون شرکت و بدنه مدیریت و کارشناسی شرکت متقاضی نهادینه شود .

دوم اینکه تصویر درست، جامع و قابل اعتماد از وضعیت موجود سازمان و چگونگی تغییر و تحول برای بهبود از طریق تعامل بسیار قوی بین مشاور و کارفرما و ایفای نقش اساسی و اصلی توسط کارفرما بدست آید که خود آغازی مطلوب برای ایجاد تحول و بهبود در وضعیت شرکت متقاضی مزبور می باشد.

معاینه سازمانی سازمان در دو سطح انجام می شود :
۱- معاینه سازمانی سریع وسطحی
۲- معاینه سازمانی دقیق و تفصیلی
در معاینه سازمانی سریع و سطحی که از راههای مصاحبه، پرسشنامه ، بازدید و مطالعه مستندات جمع آوری شده و سپس محاسبات لازم برای محاسبه شاخص های بهره وری و سودآوری سازمان انجام می شود سپس ارتباط اطلاعات با یکدیگر و وضعیت شاخصهای مختلف مورد بررسی و تحلیل قرار گرفته و جایگاه شرکت درمحیط بیرونی نیز مورد ارزیابی قرار می گیرد و در نهایت عملکرد سازمان مورد قضاوت قرار گرفته و در این مرحله ضرورت انجام بررسی دقیق و عمیق تر نیز تصمیم گیری می شود.

· معاینه سازمانی سریع به معنای درک عارضه، تحلیل علل وجودی عارضه و یافتن مهم ترین علل بروز عارضه و در نهایت ارائه پیشنهادات از طریق بکارگیری روش های علمی تحقیق و مشاوره در مدت زمان کوتاه است. حرکت بهبود و توسعه در یک سازمان زمانی صحیح و اثر بخش خواهد بود که با شناخت درست و واقعی نقاط قوت و نقاط ضعف فعلی یک سازمان و فرصت ها و تهدیدهای محیطی آن آغاز شود. فهم و درک مناسب، معتبر و قابل اتکای یک سازمان نیازمند یک مدل و چارچوب مفهومی صحیح، علمی و منسجم است و بدون وجود چنین مدلی، نتایج بررسی و شناخت، معتبر و قابل دفاع نخواهد بود نتیجه فرایند معاینه سازمانی سریع فهرست مشکلات اساسی و مهم بنگاه مورد بررسی و در نهایت پیشنهاد هایی برای رفع آنها است.

در معاینه سازمانی دقیق و تفصیلی پس از تصویب پروژه معاینه سازمانی، شامل فرآیند ذیل می باشد :
۱- بررسی مأموریت ، چشم انداز ، اهداف و استراتژی های سازمان
۲-بررسی ساختار،سیستم های اطلاعاتی ، فرآیندها و نتایج آن
۳-تحلیل نتایج بررسی ها و ارزیابی ها و جمع بندی و نتیجه گیری
۴- تعیین نقاط قوت و ضعف
۵- تعیین حوزه های کلیدی بهبود با توجه به مشکلات اولویت بندی شده و ارائه راهکارهای بهبود
۶- تدوین گزارش

حال با توجه به چارچوب فوق بطور کلی مراحل انجام معاینه سازمانی بشرح ذیل است :
۱- طرح موضوع و بیان مسئله یا مسائل سازمان
۲- کسب موافقت مدیریت ارشد شرکت برای اجرای پروژه معاینه سازمانی
۳-انتخاب مشاورین با تجربه.
۴- تشکیل تیم معاینه سازمانی بمنظورایجاد تفاهم و کسب حمایت و همکاری مدیران
۵- انجام آموزشهای اولیه ، توجیه و ایجاد اعتقاد در مدیران و سایر اعضاء
۶- تهیه برنامه و انجام معاینه سازمانی
۷- ارائه راهکار بهبود
۸- تدوین و ارائه گزارش

تدوین گزارش

ولی نکات ارزشی حاصل از ارزیابی منوط به پرسشنامه های اساسی است که در رابطه با اثر بخشی (انجام کارهای درست) ، کارآئی (انجام درست کارها) ، بهره وری ( انجام درست کارهای درست ) ، نوآوری ، قابلیت انعطاف ، کیفیت کاری شرکت ، سودآوری ، کیفیت تولیدات ، مسئولیت اجتماعی که در مراحل مختلف بررسی سازمان مورد پرسش قرار گرفته و بابررسی نتایج عملکرد حوزه های مختلف سازمان تهیه می شود ، می باشد.

این پرسشنامه ها شامل بیش از ۳۰۰ سوال می باشد که بطور نمونه در زیر برخی از آنها آورده شده است:

بهره وری (انجام درست کارهای درست)
اندازه گیری میزان توان سیستم در متناسب سازی معقول، منطقی و اقتصادی داده ها با ستانده ها که نتیجه دو مولفه اثربخشی و کارایی است
۱- روند مقدار منابع قابل مصرف استاندار نسبت به مقدار منابع مصرف واقعی چگونه است؟
۲- روند مقدار ستانده واقعی نسبت به ستانده قابل تولید (بالقوه) چگونه است؟
۳- روند مقدار محصولات واقعی تولید شده نسبت به مقدار منابع مصرف واقعی چگونه است?

سودآوری
توانمندی سازمان در ایجاد سود با استفاده از منابع و سرمایه سازمان
۱-درآمدهای سازمان چه میزان رشد کرده و علت رشد درآمدها چیست؟
۲- هزینه های سازمان چه میزان رشد کرده و علت رشد هزینه ها چیست؟
۳-روند سودآوری سازمان چگونه است؟

کیفیت
بررسی عملکرد سازمان در تولید محصول مورد نیاز مشتری در پنج مرحله برای کسب اطمینان از کیفیت محصول ارزیابی می شود. شاملِ کنترل کیفیت سیستم های بالادست، کنترل کیفیت منابع و داده ها، کنترل کیفیت سیستمهای سازمانی (فرآیندهای اصلی و فرعی سازمان)، کنترل کیفیت ستانده ها (کالا یا خدمات) و ارتباط با مشتریان، مصرف کنندگان و نظر آنان.
۱- روند کیفیت مواد و قطعات تامین شده چگونه بوده است؟
۲- روند درصد کالاهای برگشتی چقدر بوده است؟
۳- روند شکایت مشتریان به دلیل عدم رضایت از کیفیت محصولات و خدمات چگونه بوده است؟
۴- بهبود کیفیت در کدامیک از محصولات به وجود آمده است؟
۵-آیا سیستم ها و رویه های اجرایی مناسب برای تضمین کیفیت توسعه یافته اند؟

نتایجی که مدیران سازمان می توانند از معاینه سازمانی انتظار داشته باشند عبارتنداز:

علل تاخیرات پروژه های سازمان
محاسبه شاخص های بهره وری و سودآوری
تحلیل دقیق ساختار، فرآیند اهداف و استراتژی های سازمان و بهبود آنها
تعیین نقاط قوت و ضعف و اولویت بندی مشکلات
بهبود جانمایی ماشین الات، تجهیزات و وضعیت آنها
میزان سهم از بازار
رقبای داخلی و خارجی
میزان بهره وری سازمان و کارکنان
معاینه سازمانی منابع انسانی، ارگونومی و محیط کار