مبانی، مقاصد و وظایف بودجه بندی

مقاصد بودجه بندی

بودجه برای مقاصد ودلایل مختلف تهیه می شود. برخی از مقاصد مشترک و عمومی این است که بودجه بندی :

1. طرح ریزی دوره ای را ایجاب می کند ،
2. هم آهنگی ، همکاری و ارتباط را ترویج می نماید ،
3. به مقداری در آوردن پیشنهادها را الزامی می کند ،
4. چاره جویی برای ارزیابی فعالیتهای انجام شده فراهم می سازد ،
5. آگاهی روشنی از اقلام بهای تمام شده امور تجاری بدست می دهد،
6. الزامات قانونی یا قراردادی را تامین می کند ،
7. فعالیتهای واحد تجاری را به سمت هدفهای سازمانی هدایت می نماید.

طرح ریزی دوره ای

کلیه فعالیتهای واحد تجاری برای استفاده کارامد و اثر بخش از منابع کمیایی که در اختیار دارد، مستلزم نوعی طرح ریزی است. برخی از مدیران، طراحان فعالی هستند که برای فعالیتها و وظایف جدیدی طرح ریزی می نمایند و بطور مداوم در طرحهای تهیه شده قبلی تجدید نظر وآن را با زمان منطبق می کنند. درمقابل، عده ای از مدیران به طرح ریزی علاقه نشان نمی دهند و در نتیجه وقت زیادی را نیز صرف فرآیند طرح ریزی نمی نمایند. بودجه بندی، معمولا طرز تلقی این دو گروه را به وسیله ایجاد یک چارچوب رسمی طرح ریزی به یکدیگر نزدیک می کند. زیرا حتی مدیرانی که علاقه مند به طرح ریزی نیستند، ناگزیرند که موعدهای زمانی تنظیم و ارائه بودجه را رعایت نمایند. اگر چه طرح ریزی به تنهایی موفقیت واحد های تجاری را تضمین نمی کند اما این فرآیند پیش نیازی الزامی برای بسیاری از فعالیتهای موفق محسوب می شود.

هم آهنگی، همکاری و ارتباط

طرح ریزیهای جداگانه بخشهای مختلف یک واحد تجاری تضمین کننده یک طرح جامع وکلی برای واحد تجاری نسیت. اما فرآیند بودجه بندی، وسیله ای برای تبادل نظرو ایجاد وهم آهنگی بین هدفهای مدیران سطوح مختلف واحد تجاری فراهم می سازد. در مرحله بررسی و تجدید نظربودجه معمولا برنامه های تکراری، غیره ضروری یا حتی مضر قبل از تصویب نهایی بودجه حذف می شود یا به حد اقل ممکن می رسد.

به مقدار درآوردن پیشنهادها

نظر به اینک منابعی که در اختیارواحد تجاری یا سایر ارگانهاست معمولا محدود است ، لذا این واحدها ناچارند منابع خود را به نحوی سهمیه بندی کنند. فرآیند سهمیه بندی ممکن است برای برخی آسان تر از سایرین اما به هر حال همه مدیران باید منابع و مخارج پروژها رامقایسه و پروزه های را انتخاب کنند که موجب اتخاذ مناسب ترین تصمیمات تخصیص منابع به شود.
اندازه گیری منافع و مخارج پروژه ها (فعالیتها) مستلزم به مقدار درآوردن آن است. واحد های تجاری (به پیروی از هدف سود) برای این اندازه گیری، از واحد پول استفاده می کنند اما کاربرد این روش در کلیه موارد آسان نیست . مثلا، منافع حاصل از اجرای یک برنامه بازاریابی . قاعدتا افزایش فروش و بهبود شهرت واحد تجاری است. اما اندازه گیری افزایش فروشی که به دلیل اجرای یک برنامه بازاریابی خاص حاصل شده باشد ، کار مشگلی است. ضمنا اندازه گیری میزان بهبود شهرت واحد تجاری، ازآن نیز مشگل تر می باشد. در سازمانها و موسسات غیر انتفاعی ، به مقدار درآوردن منافع پروژه هابا مشکلات به مراتب بیشتری مواجه است . مثلا، چگونه می توان منافع خدمات پلیس یا آتش نشانی را به مقداردرآورد وبر مبنای آن منابعلازم را به این خدمات تخصیص داد؟ اما به هر صورت وعلیرغم مشکلات موجود.ارزیابی پروژه ها (فعالیتها ) مستلزم به مقدار درآوردن منافع ومخارج آن است.

ارزیابی فعالیتهای انجام شده

چون بودجه، برآوردی از فعالیتهای آینده است، لذا ازآن می توان به عنوان معیاری برای ارزیابی فعالیتهای گذشته واحد تجاری استفاده کرد. به عبارت دیگر، کارآیی و اثر بخشی مدیریت را در هر یک از بخشهای واحد تجاری ( واحد بودجه ) می توان از مقایسه عملکرد واقعی آن با پیش بینی های بودجه موردارزیابی قرار داد. از این رو اغلب مدیران برای تنظیم فعالیتهای بخش مربوط به خود، علاقه مندند که حود انتظار رابدانند و بودجه معمولا چنین اطلاعاتی را فراهم می کند.اگرچه مدیران بر مبنای ضوابط دیگری نیز ارزیابی می شوند اما نباید اهمیت این معیارهای مقداری را نادیده گرفت.

آگاهی از اقلام بهای تمام شده

مدیران مالی و حسابداران مدیریت معمولا نتایج تصمیم گیریها و فعالیتها رااز نقطه نظر بهای تمام شده آن ارزیابی می کنند در حالی که ممکن است این امر در مورد سایر مدیران صادق باشد. مثلا، مدیر تولید بدوا به برنامه ریزی ترکیب محصولات و مدیر بازاریابی به فروش اهمیت می دهد. ضمنا این مدیران ممکن است غالبا ارتباط بین مخارج و منافع یک فعالیت را نادیده به گیرند. اما در هنگام تنظیم بودجه، همه مدیرانی که مسئولیت برآورد بودجه دارند، ناگزیر مخارج و منافع حاصل از اجرای پروژه ها و فعالیتها را مقایسه می کنند. آگاهی از بهای تمام شده ، مبنای مشترکی رابرای تفاهم و برقراری ارتباط بین مدیران مختلف فراهم می سازد.

تامین الزامات قانونی

بسیاری از سازمانها، از لحاظ قانونی ملزم به تهیه بودجه می باشند زیرادر غیر اینصورت وجوهی برای اجرای عملیات خوددر اختیارنخواهندداشت. برخی از واحد های تجاری نیز درهنگام عقد قراردادهای وام ، ملزم به تهیه و اجرای برخی از بودجه ها می شوند. مثلا بانک وام دهنده ممکن است واحد تجاری را ملزم به تنظیم و ارائه بودجه عملیاتی سالانه و بودجه نقدی ماهانه در طول دوره وام به نماید.

هدایت فعالیتها به سمت هدفها

تصمیم گیری در مورد تخصیص منابع معمولا با توجه به آثار اجرای فعالیتها بردستیابی به هدفها، انجام می گردد.اگر چه درک این موضوع آسان به نظر می رسد اما ارتباط دادن فعالیتهای معین به هدفهای کلی واحد تجاری عملا با مشکلاتی مواجه است. زیرا اغلب هدفهای واحدهای تجاری کلی است ونمی توان نتایج اجرای فعالیتهای معین را در دستیابی به آن ارزیابی کرد. مثلا ممکن است هدفهای به شرح کلی زیر بیان شده باشد:
1 – تحصیل سود مورد انتظار
2 – نگهداری نقدینگی کافی
عناوین” مورد انتظار و “کافی” برای مدیران مختلف احتمالامعانی متفاوتی دارد. بنابراین، یک پیش نیاز مهم دربرآورد بودجه تعین هدفهای عملیاتی برای واحد تجاری است. برخی از واحدهای تجاری، هدفهای خود را به طورمدرن مشخص نمی کنند واغلب آنهایی نیز که به این عمل مبادرت می نمایند تنها به ذکرهدفهای کلی اکتفا می کنند . در چنین مواردی ، هر یک از مدیران وسپرستان برمبنای هدفهای غیر مدرن واحتمالا نا هم آهنگ عمل می کنند که حتی امکان دارد با هدفهای کلی واحد تجاری تضاد نیز داشته باشد. پیروی از این گونه روشها، مسلما موجب تخصیص مطلوب منابع محدو د نخواهد شد. بنابراین، اولین اقدام معقول در یک بودجه بندبی موثر، شرح دقیق هدفهاست. یعنی ابتدا باید هدفهای کلی واحد تجاری به ترتیب از رده های بالا شروع و به طور دقیق معین و نوشته شود. سپس، هریک از بخشهای تابعه، هدفهای مشخص و عملیاتی خود را بر مبنای هدفهای کلی به صورت کتبی تدوین کنند. این فرآیند، تا پایین ترین رده ای که مسئولیت براورد بودجه را دارد. ادامه می یابد. اگر چه فرآیند تدوین هدفها معمولا مشکل و مستلزم تشریک مساعی مدیریت در کلیه رده های سازمانی است، اما با انجام آن ، تهیه یک بودجه موثر بسیار آسان خواهد شد . برای روشن شدن موضوع ، هدفهای کلی ذکر شده در سطور بالا را می توان به طور دقیق و به صورت هدفهای عملیاتی به شرح زیر تدوین کرد:
1 – به دست آوردن بازده سرمایه گذاری مثلا به نسبت 015/0 ( به جای تحصیل سود مورد انتظار )
2 – نگهداری نسبت جاری معادل مثلا 8/1 یا بالاتر( به جای نگهداری نقدینگی کافی ).
هدفهای عملیاتی مذکور در بالا می تواند راهنمایی برای تدوین اهداف عملیاتی رده های پایین تر نیز باشد.