مؤلفه های تأثیرگذار در مهارت انسانی – که مدیران بایستی جهت بهره وری بیشتر در سازمان خود به آنها توجه داشته باشند – عبارت اند از:
۱-تربیت نیروی انسانی
آموزش و پرورش نیروهای انسان، عامل اصلی بهره وری و رشد و توسعه ملت ها است. کشورها و سازمان ها باید افزون تر از آنکه به بودجه، هزینه و صنایع توجه نشان می دهند به تعلیم و تربیت انسان ها همت گمارند. گورباچف پس از شکست ایدئولوژی کمونیستی گفت: آنها باید با دیدی تازه به جهان بنگرند و انسان را محور و مرکز همه چیز بینگارند.
همچنین کنفوسیوس در این باره می گوید: اگر طرح یک ساله دارید، برنج بکارید، اگر طرح ده ساله دارید، درخت بکارید و اگر طرح صد ساله دارید، انسان تربیت کنید.
تربیت و تعالی انسان باید در رأس اهداف و برنامه های هر سازمانی قرار گیرد تا زمنیه برای حرکت هر فردی در جهت استفاده از توانایی هایش فراهم گردد.
چنانچه از توانایی های عظیم انسانی در مسیرهای درست استفاه نشود، در راه های انحرافی به کار گرفته می شود. افزون بر اینکه موفقیت و بهره وری سازمانی در دراز مدت به توانایی سازمان در جهت آموزش و پرورش نیروهایش بستگی دارد.
۲-احترام و ارزش نهادن به انسان
برقراری روابط صحیح انسان، سازمانی موفق با نیروی انسانی کارآمد را در پی خواهد داشت. هر گاه سازمان به افراد خود و شخصیت آنها احترام و اعتبار بدهد، استعداها و توانایی های آنها پرورش خواهد یافت؛ زیرا فقط به این واسطه است که می توان دل انسان ها را تسخیر کرد. یکی از مدیران شرکت هوندا می گوید:
ما می خواهیم همکاران از سرشان هم مانند دست شان استفاده کنند. وقتی که یک شرکت، تنها از دست های کارکنان خود استفاده می کند، فقط آنان را می خرد؛ اما وقتی که خواهان اندیشه های آنان باشد، در نهایت دل های آنها را می رباید.
باید از تحقیر انسان و انتقادهای بیهوده در سازمان پرهیز کرد. اگر افراد در سازمان دچار خطا و لغزش هستند فقط خود آنها مقصر نیستند، بلکه شرایط آموزشی، تربیتی و رفتاری حاکم بر محیط کار نیز در لغزش آنان نقش دارد. برای اصلاح انسان و به کارگیری ظرفیت های فراوان او، قبل از هر چیز باید به وی احترام گذاشت. اگر به انسان ها در هر سازمانی احترم گذاشته شود آنان نیز در مقابل، خدمت مضاعف انجام خواهند داد.
۳-مهربانی به افراد
رابطه مدیر با افراد در سازمان باید مانند رابطه پدر با فرزند باشد. همان طور که رفتار اعضای خانواده با یکدیگر عاطفی و صمیمانه است، روابط افراد و مدیران در سازمان نیز باید چنین باشد. از مهم ترین ویژگی های مدیریت ژاپنی تعامل پدرانه به کارمندان و کارگران است که همچون پدری با فرزندانش برخورد می کند و آنان را تحت حمایت قرار می دهد و حتی به حل مشکلات خانوادگی آنها می پردازد.
در فرمان حضرت علی علیه السلام به مالک اشتر آمده است: پس در کارشان چنان اندیشه کن و پیگیری نما که پدر و مادر درباره فرزند خویش.
۴-معاشرت با افراد در سازمان
برقراری روابط نزدیک میان مدیر و کارکنان یک سازمان از خصوصیات اخلاقی و ضرورت های اساسی مدیریت است. نقش مدیر و کارکنان در سازمان، مانند نقش تار و پود در قطعه ای پارچه است. چنانچه این دو سری رشته نخ به طور کامل با یکدیگر ترکیب نشوند، پارچه پدید نمی آید. لذا روابط بین مدیر و کارکنان باید چنان گرم و نزدیک باشد که فرمان مدیر به عنوان فرمان پدر به فرزند و فرمانبرداری افراد به عنوان اطاعت فرزند از پدر تلقی شود. عدم موفقیت در برقراری چنین ارتباطی، مانع از پیشبرد کار سازمانی است؛ چنان که وقتی مسئولان ژاپن دلایل شکست راه آهن دولتی آن کشور را بررسی می کردند به این نتیجه رسیدند که شرکت در برقراری ارتباط با کارگران، موفق نبود.
از فواید برقراری ارتباط میان مدیر و افراد سازمان، دلگرمی بیشتر افراد به کار و سازمان و افزایش وابستگی افراد به مدیر و سازمان و در یک کلام تعهد سازمانی است.
۵-جلب رضایت کارکنان
وجود اشتیاق، بهترین انگیزه برای شروع هر کار است. اگر انسان کار و سازمان خودش را دوست داشته باشد در آن موفق است و روی دیگران نیز اثر مثبت می گذارد. در این حالت است که حس تعلق و تعهد و وفاداری کارکنان به سازمان تحقق می یابد.
میزان کار مفید و موفقیت افراد در کارشان بستگی به علاقه مندی آنان به سازمان و اهداف آن دارد. میزان دلبستگی افراد به سازمان هم بستگی به نگرش سازمان به افراد دارد. اگر سازمان می خواهد به اهداف خود دست یابد باید به هر صورت ممکن، رضایت و علاقه مندی افراد را جلب نماید. سازمان باید ثابت کند که اگر افراد تلاش نمایند، پاداش کافی دریافت می کنند. عامل دلبستگی و تعلق هر فرد به شغلش، قبل از هر چیز نتیجه طبیعی نحوه برخورد سازمان و مدیریت با اوست.
۵-جلب رضایت کارکنان
وجود اشتیاق، بهترین انگیزه برای شروع هر کار است. اگر انسان کار و سازمان خودش را دوست داشته باشد در آن موفق است و روی دیگران نیز اثر مثبت می گذارد. در این حالت است که حس تعلق و تعهد و وفاداری کارکنان به سازمان تحقق می یابد.
میزان کار مفید و موفقیت افراد در کارشان بستگی به علاقه مندی آنان به سازمان و اهداف آن دارد. میزان دلبستگی افراد به سازمان هم بستگی به نگرش سازمان به افراد دارد. اگر سازمان می خواهد به اهداف خود دست یابد باید به هر صورت ممکن، رضایت و علاقه مندی افراد را جلب نماید. سازمان باید ثابت کند که اگر افراد تلاش نمایند، پاداش کافی دریافت می کنند. عامل دلبستگی و تعلق هر فرد به شغلش، قبل از هر چیز نتیجه طبیعی نحوه برخورد سازمان و مدیریت با اوست.
۶-ایجاد محیط سالم در سازمان
محیط سازمان باید از هر جهت به طور کامل سالم باشد. عدم سلامت اخلاقی و رفتاری در سازمان، میزان کارآیی، اثر بخشی و موفقیت فرد و سازمان را کاهش می دهد. اگر در محیط کار و سازمان، دوستی و صمیمیت حاکم باشد کارمندان تحمل کارهای بسیار سخت را خواهند داشت. یکی از کمالات مدیریت در هر سازمان ناشی از تعهد مدیریت نسبت به سازمان است. مدیران مؤثر به سازمان خود افتخار کرده و این افتخار را در رفتارشان متجلی می سازند و بدین گونه حس افتخار را به تدریج به دیگران نیز القا می کنند. این مدیران تعهد خودشان را به گونه های مختلفی از جمله با ساختن فضای سازمانی اظهار می کنند.
ساختن فضای سازمان از طریق نشان دادن جنبه های مثبت سازمان کسب می شود. اگر بیشتر نیروهای سازمانی از جایی که کار می کنند یا کاری که انجام می دهند احساس شرمندگی داشته باشند، انگیزه خود را برای انجام کار در آن سازمان از دست می دهند. فراهم ساختن محیط سالم از لحاظ سخت افزاری و نرم افزاری، از فعالیت ها و وظایف سازنده مدیران کمال جو است.
بنابراین شرایط محیط کار تأثیر زیادی روی کمیت و کیفیت کار افراد دارد و برای بهبود شرایط محیط کار، انجام اقداماتی مانند ایجاد صمیمیت در محیط کار موجب اطاعت پذیری بیشتر نیروهای تحت امر و در نتیجه بازدهی بیشتر سازمان می شود.
۷-تقویت روحیه کارکنان
یکی از راه های ایجاد انگیزه در سازمان به منظور کارآمدی و اثربخشی بیشتر، تقویت روحیه کارکنان در سازمان است. روحیه عبارت از بینش و احساس خوب نسبت به خود و محیط کار و علاقه و آمادگی های جسمانی، روحی و فکری برای انجام دستورات به نحو مطلوب (اثربخش) است. روحیه عالی، ضامن تلاش و موفقیت بیشتر است. وقتی روحیه افراد در سازمان بالا باشد خستگی و نا امیدی بر کارکنان مسلط نمی شود و آنها از انجام کارهای سخت نمی گریزند. بلکه این امر موجب ترغیب فکرهای خلاق و تقویت پیشرفت فردی و گروهی در سازمان می شود.
عواملی که تأثیر منفی بر روحیه افراد داشته، موجب کاهش کارآیی، اثربخشی و در نتیجه کاهش بهره وری آنها در سازمان می شود عبات اند از: روش های نادرست مدیریت، برخورد بد با افراد، عدم توجه به افراد و تلاش هایشان، عدم تأمین نیازمندی های افراد به خصوص نیازهای روحی آنها و….
۸-تشویق
یکی دیگر از راه های ایجاد انگیزه، تشویق است. تشویق، یکی از راه حل ها و زمینه های مؤثر برای بازدهی بیشتر و بهتر کار است. تشویق سوخت و انرژی حرکت است. البته باید توجه داشت اگر بین کار و تشویق نسبتی مناسب برقرار نباشد، روحیه سعی و تلاش از بین می رود. اگر فردی در سازمان وظیفه اش را به درستی انجام داد نباید بی درنگ و بدون محاسبه او را تشویق کرد؛ چنانچه اگر روزی نیز کارش را انجام نداد یا به درستی به پایان نبرد، نباید طلبکارانه توبیخش کرد. بلکه تشویق مناسب و به موقع در حد کارآیی صورت گرفته و توبیخ همراه با احترام و استدلال مفید است.
اگر از خدمات و موفقیت افراد در سازمان و حتی در موفقیت های بیرون از سازمان، قدردانی و قدرشناسی به موقع نشود بعد از آن کارکنان در سازمان نه تنها کار مهمی که باعث افزایش تولید و راندمان سازمانی بشود انجام نخواهند داد، بلکه روحیه بی تفاوتی بر سازمان حاکم خواهد شد. قدردانی و تشویق مدیران از کارکنان عاملی برای دیگر افراد و اهمیت و شخصیت دادن به نیروهای تحت امر و نشانگر توجه مدیر به آنها است.
۹-از بین بردن محیط ترس و جایگزینی محیط اعتماد به افراد
اگر فرمانبرداری کارکنان از مدیر در سازمان بر اساس ترس باشد، تا زمانی که وحشت بر محیط حاکم است دستورات اجرا می شود؛ ولی با از بین رفتن عامل ترس سستی و کاهلی در عزم و اراده نیروها جای تلاش و پویایی را می گیرد. جایگزین ساختن شوق به انجام کار و اعتماد به سازمان و مراتب فرماندهی، علاقه مندی به کار را افزایش داده و توفیق و نتایج حاصل از کار در سازمان بیشتر می شود.
مدیران باید با قابلیت مدیریتی قوی کارکنان را به جدیت و تلاش مضاعف تحریک و تشویق کنند. اگر عامل ترس در محیط کار از بین رود قطعاً روحیه و انگیزه کاری کارکنان افزایش خواهد یافت. ایجاد روحیه اعتماد به افراد توسط مدیران باعث می شود کارها به خوبی پیش رود و کارکنان علاقه مندی و دلبستگی بیشتری به کار نشان دهند و در نهایت تعهد کاری و اخلاقی قوی تری در کارکنان ایجاد شود.
