دانش حسابداری و مالی از مهم ترین و حساس ترین بخش های هر سازمانی است و امروزه سازمان‌ها برای تسریع کار حسابداران، کاهش خطا در ثبت حسابداری، تنظیم راحت تر گزارش های قانونی و تحلیل دقیق تر شرایط مالی کسب وکار، نیازمند استفاده از نرم افزار حسابداری هستند. اگر چه بسیاری از سازمان های سنتی به دنبال نرم افزارحسابداری رایگان هستند، اما تعداد زیادی نرم افزار در بازار وجود دارد که شرکت ها برای انتخاب آن ها دچار سر در گمی می شوند. در این مقاله قصد داریم 10 ویژگی اساسی که نرم افزارهای حسابداری می بایست داشته باشد تا رضایت ذی نفعان آن کسب وکار را به ارمغان آورد، بررسی کنیم.
ویژگی های نرم افزار حسابداری
1. ارائه گزارش های تحلیلی و کاربردی
در دنیای پرتلاطم کسب وکارها، اطلاعات مهم ترین ابزار هستند. با تکیه بر تحلیل اطلاعات، قدرت تصمیم گیری مدیران افزایش می یابد و می‌توانند آگاهانه تر تصمیم بگیرند. بررسی ها نشان می دهند، بیش از 70% کسب وکارها در دو سال نخست تاسیس، به دلیل عدم دسترسی به اطلاعات کافی و عدم تحلیل صحیح آن‌ها، شکست می‌خورند. استفاده از یک نرم افزار حسابداری مناسب که بتواند گزارش‌های مورد نیاز شما را ارائه دهد، سبب رشد سازمان شما می شود. از طرفی سازمان‌ها همواره نیازمند ارائه‌ی گزارش های قانونی مانند گزارش خرید و فروش فصلی، ارزش افزوده و اظهارنامه مالیاتی هستند و حسابداران زمان بسیاری را بابت تنظیم آن‌ها صرف می‌کنند. استفاده از نرم افزارحسابداری باید کمک کند تا حسابداران و مدیران مالی با صرف زمان کم تر، گزارش هایی دقیق تر ارائه دهند.
2. ویژگی های بصری (گرافیکی) مناسب
حسابداری یک فعالیت متمرکز بر اعداد و ارقام است، با این حال استفاده از ویژگی‌های بصری مانند ارائه‌ی نمودارها و گزارش هایی که جذابیت بصری دارند، سبب ارائه‌ی مناسب تر تحلیل حسابداران می شود. گزارش هایی که در قالب تصویری مناسبی به مدیران ارائه می‌شوند، می توانند به درک شفاف تر از وضعیت کسب وکار کمک کنند و در نتیجه ارتباط بین حسابداران و مدیران مالی با مدیران ارشد سازمان تسهیل می یابد.
3. یکپارچگی
صرفاً ثبت سند حسابداری برای یک سازمان کافی نیست. سازمان‌ها فعالیت‌های متعددی از جمله کنترل عملیات چک، کنترل حساب های بانکی، انبارداری، خرید از تامین کنندگان، مدیریت فروش، محاسبه دستمزد پرسنل و… دارند؛ تمامی اطلاعات گفته شده، درنهایت تبدیل به موجودی های مالی سازمان می‌شوند. یکپارچگی سیستم حسابداری به سازمان کمک می کند، اطلاعات به‌شکل منسجمی ثبت شوند؛ در نتیجه، دوباره کاری پیش نمی آید و تجمیع اطلاعات به شکل سازمان یافته دردسترس خواهد بود.
4. به روز بودن
سازگاری با تغییرات قانونی و استانداردها از واجبات نرم افزارحسابداری شرکتی است. قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری اگر تغییر کنند، شرکت ارائه دهنده‌ی نرم افزار باید به قدری توانایی داشته باشد که به سرعت تغییرات را در سیستم ایجاد کند و حسابدار نگرانی بابت تغییرات قوانین و مقررات نداشته باشد. حضور تیمی با تجربه و متخصص در حوزه‌ی برنامه نویسی نرم افزار، حسابداری و مدیریت مالی می‌تواند این دل گرمی و اطمینان را به استفاده کننده از نرم افزار (حسابدار) بدهد.
5. سازگاری با کسب وکار
هر کسب وکار با توجه به زمینه‌ی فعالیت در حوزه های مختلف، از جمله بازرگانی، تولیدی و… نیازمند راه حل ویژه‌ی آن کسب وکار است؛ نرم افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند. برای نمونه، یک شرکت فعال در حوزه‌ی پیمانکاری نیازمند نرم افزاری است که بتواند موضوعات مهم این حوزه مانند قراردادها و پروژه‌ها را به لحاظ مالی مدیریت کند.
6. گسترش پذیری
اصولاً کسب وکارها به امید رشد و توسعه فعالیت می‌کنند. رشد در یک سازمان می‌تواند افزایش تعداد پرسنل، افزایش میزان فروش و گردش مالی باشد. ممکن است سازمانی که پنج نفر پرسنل دارد صرفاً با یک سیستم حسابداری بتواند امور مالی خود را مدیریت کند. در آینده که تراکنش های مالی افزایش می یابد، سازمان باید سیستم دریافت و پرداخت و خزانه داری اضافه کند، شاید هم تعداد پرسنل در چند سال افزایش یابد و نیازمند به سیستم حقوق و دستمزد باشد. این نمونه ها نشان دهنده‌ی رشد کسب وکار و افزایش نیاز به ویژگی های بسته‌ی نرم افزاری است. اگر نرم افزاری انتخاب شود که تنها پاسخ گوی وضعیت کنونی کسب وکار باشد، در آینده‌ی نزدیک این نرم افزار به دلیل ناسازگاری با رشد سازمان، کنار گذاشته می‌شود. در چنین وضعیتی، هزینه‌‌ی درخورتوجهی بابت خرید و آموزش نرم افزار جدید باید اختصاص داده شود. پس باید ارائه دهنده‌ی نرم افزاری را انتخاب کرد که با سبد محصولی مناسب، پاسخ گوی سازمان شما در گذر زمان باشد و حسابداران با توسعه‌ی کسب وکار نگرانی تغییر نرم افزار نداشته باشند.
7. تضمین امنیت اطلاعات مالی
از مهم ترین اطلاعات موجود در یک سازمان، اطلاعات مالی است، عدم ثبت اطلاعات مالی یا سوء استفاده از این اطلاعات، می تواند آسیب های جدی به سازمان وارد کند. حساسیت نسبت به امنیت اطلاعات از موارد کلیدی در تهیه‌ی نرم افزار است؛ در این مسیر، تعداد مشتریان شرکت ارائه دهنده‌ی نرم افزار، رضایت مشتریانش و اعتبار شرکت ارائه دهنده در بازار می تواند از امنیت اطلاعات مالی، به حسابداران اطمینان دهد.
8. پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش با کیفیت
پشتیبانی و خدمات پس از فروشی که حسابداران بتوانند به آن اعتماد کنند، از ارزشمند ترین اهداف شرکت های نرم افزاری است. بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزار، خدمات پس از فروش را صرفاً نصب نرم افزار برای مشتری می دانند، اما واقعیت فراتر از این موضوع است؛ شرکتی که نرم افزارحسابداری تولید می کند باید خیال حسابداران را بابت پاسخ گویی به پرسش هایشان راحت کند، خریداران نرم افزار باید اطمینان داشته باشند که متناسب با نیازشان هر زمانی که بخواهند می‌توانند مسائل شان را برطرف کنند و کارشناسان پشتیبانی آن نرم افزار، باید پاسخ گویی و رفع مسئله مشتری را مهم ترین مسئولیت شان بدانند. خدمات پس از فروش و پشتیبانی با کیفیت، نیازمند زیرساختی قوی و رقابتی است تا سازمان بتواند به شکلی شایسته درخواست و مسئله مشتری را مدیریت کند. وجود خدمات متنوعی هم چون، پاسخ گویی تلفنی، پاسخ گویی آنلاین و آفلاین، تلفن گویا، مراجعه‌ی حضوری، تجیهزات مناسب آموزشی و… همگی از خدماتی هستند که با کیفیت مناسب توسط سازمان تولید کننده‌ی نرم افزار می بایست ارائه شوند.
9. سادگی و کاربرپسند بودن
از بزرگ ترین عوامل موفقیت شرکتی مانند مایکروسافت، تولید نرم افزاری کاربرپسند و ساده است. افراد به سادگی با ابزاری هم‌چون Word یا Powerpoint کار می کنند و به مرور زمان، یاد می گیرند که چگونه می‌توانند از قابلیت های چنین نرم افزاری استفاده کنند. نرم افزارهای حسابداری هم از این قاعده مستثنا نیستند. حسابدار باید بتواند به راحتی نرم افزار را فرابگیرد و به سرعت بتواند به تسلط کافی دست یابد. سادگی و در عین حال کاربردی بودن نرم افزار، ویژگی کم یابی است که اگر حسابدار به آن دست یابد بهره وری کاریش افزایش و تنش‌های کاریش کاهش می یابد.
10. قیمت متناسب با امکاناتی که دریافت می کنید
در نظر داشته باشید قیمت محصولی که می‌خرید صرفاً بابت نرم افزاری که تهیه می‌کنید نیست. تمامی موارد بالا در قیمت و هزینه‌های آتی سازمان شما تاثیرگذار هستند. نرم افزاری که قابلیت گزارش دهی ندارد، قدرت تحلیل به حسابدار شما نمی‌دهد، فراگیری و تسلط بر آن دشوار است، قابلیت گسترش مطابق با رشد سازمان شما را ندارد، کیفیت پشتیبانی فنی آن پایین است و… به‌طور جدی به کسب وکار شما لطمه می زند و هزینه های جبران نا پذیری بر سازمان وارد می‌کند.
