سیستم های نگهداری حساب موجودی کالا

موجودی کالا در سیستم های حسابداری به دو گروه تقسیم می شوند:
1. سیستم ادواری
2. سیستم دایمی

سیستم ادواری

سیستم ادواری در اغلب واحدهای تجاری که کالاهای نسبتن با قیمت پایین می فروشند مورد استفاده قرار می گیرد بطور مثال فروشگاه ها و ابزار فروشی هایی که اقلام ریز و با قیمت کم ارایه می کنند و نمی توانند از بارکدخوان استفاده نمایند از روش سیستم ادواری استفاده می نمایند زیرا هزینه نگهداری اطلاعات ریز فروش این محصولات بیشتر از سود بدست آمده از فروش آن محصول می باشد این واحدهای تجاری سالی یکبار به شمارش فیزیکی انجام می دهند .
اطلاعات بدست آمده از شمارش را می توانند در صورتهای مالی خود نیز بکار گیرند در واحدهای کوچک بیشتر مالک یا کارشناس فروش کنترل موجودی کالا را انجام می دهد، قابل توجه است که در حال حاضر با وجود سیستم های حسابداری که مختص این واحدهای کوچک است و با قیمت بسیار کمی هم قابل تهیه است دیگر حتی این واحدهای کوچک نیز برای موجودی کالای خود به روش دایمی روی آورده اند زیرا درسیستم ادواری امکان کنترل لحظه به لحظه موجودی وجود ندارد و همین موضوع باعث شده استفاده از سیستم ادواری به مرور زمان کمرنگ و کمرنگ تر می شود.

سیستم دایمی

سیستم دایمی موجودی کالا به واحدهای تجاری این امکان را می دهد تا اطلاعات کاملتر و دقیق تر حتی لحظه ای در اختیار مالکان واحدهای تجاری قرار گیرد به همین منظور از دیرباز اغلب واحدهایی که کالای باارزش و گران قیمت را بفروش می رساندند از این روش استفاده می نمودند باید خاطر نشان کرد که این سیستم پرهزینه می باشد اما واحدهای تجاری بزرگ که کالاهای باارزش می فروشند بدلیل جلوگیری از کسری در موجودی و مشخص شدن لحظه ای موجودی کالا استفاده از این روش برای این واحدها مرقوم به صرفه است.
با سیستم دایمی از سیستم کاغذی و دستی خرید و فروش و همینطور شمارش های فیزیکی که در روش ادواری بسیار آزار دهنده بود خبری نیست زیرا ورود و خروج کالا و محصول را می توان با دقت بالاتری کنترل نمود و در زمان کمتری گزارش موجودی کالا را تهیه و در صورتهای مالی واحد تجاری استفاده نمود وهمینطور فقط یکبار در سال نیاز به شمارش فیزیکی کالا می باشد که موجب می شود از صحت موجودی کالا و برابری آن با مانده کالایی که طبق اسناد در دفاتر ثبت گردیده اطمینان حاصل نمود.

موجودی کالا سیستم ادواری

سیستم ادواری در اغلب واحدهای تجاری که کالاهای نسبتن با قیمت پایین می فروشند مورد استفاده قرار می گیرد بطور مثال فروشگاه ها و ابزار فروشی هایی که اقلام ریز و با قیمت کم ارایه می کنند و نمی توانند از بارکدخوان استفاده نمایند از روش سیستم ادواری استفاده می نمایند زیرا هزینه نگهداری اطلاعات ریز فروش این محصولات بیشتر از سود بدست آمده از فروش آن محصول می باشد این واحدهای تجاری سالی یکبار به شمارش فیزیکی موجودی کالا خود می نمایند .
اطلاعات بدست آمده از شمارش را می توانند در صورتهای مالی خود نیز بکار گیرند در واحدهای کوچک بیشتر مالک یا کارشناس فروش کنترل موجودی کالا را انجام می دهد، قابل توجه است که در حال حاضر با وجود سیستم های حسابداری که مختص این واحدهای کوچک است و با قیمت بسیار کمی هم قابل تهیه است دیگر حتی این واحدهای کوچک نیز برای موجودی کالای خود به روش دایمی روی آورده اند زیرا درسیستم ادواری امکان کنترل لحظه به لحظه وجود ندارد و همین موضوع باعث شده استفاده از سیستم ادواری به مرور زمان کمرنگ و کمرنگ تر می شود.

موجودی کالا سیستم دایمی

سیستم دایمی به واحدهای تجاری این امکان را می دهد تا اطلاعات کاملتر و دقیق تر حتی لحظه ای در اختیار مالکان واحدهای تجاری قرار گیرد به همین منظور از دیرباز اغلب واحدهایی که کالای باارزش و گران قیمت را بفروش می رساندند از این روش استفاده می نمودند باید خاطر نشان کرد که این سیستم پرهزینه می باشد اما واحدهای تجاری بزرگ که کالاهای باارزش می فروشند بدلیل جلوگیری از کسری در موجودی و مشخص شدن لحظه ای موجودی استفاده از این روش برای این واحدها مرقوم به صرفه است.
با سیستم دایمی از سیستم کاغذی و دستی خرید و فروش و همینطور شمارش های فیزیکی که در روش ادواری بسیار آزار دهنده بود خبری نیست زیرا ورود و خروج کالا و محصول را می توان با دقت بالاتری کنترل نمود و در زمان کمتری گزارش موجودی کالا را تهیه و در صورتهای مالی واحد تجاری استفاده نمود و همینطور فقط یکبار در سال نیاز به شمارش فیزیکی می باشد که موجب می شود از صحت موجودی کالا و برابری آن با مانده کالایی که طبق اسناد در دفاتر ثبت گردیده اطمینان حاصل نمود.

ثبت موجودی کالا در سیستم دایمی

در سیستم دایمی کالای خریداری شده تحت عنوان موجودی کالا در سمت (بدهکار) و پرداخت آن طبق نقد و یا نسیه بودن با عنوان نقد و بانک یا حسابهای پرداختنی در سمت (بستانکار) ثبت می شود اما در زمان فروش کالا با دو ثبت به سرانجام می رسد درصورت فروش نقد و نسیه به این صورت که نقد و بانک یا حسابهای دریافتنی (بدهکار) و درآمد فروش (بستانکار) می شود و در ثبت تکمیلی و ثبت دوم بهای تمام شده کالای فروش رفته (بدهکار) و در سوی دیگر موجودی کالا به ارزش بهای تمام شده کالا (بستانکار) می شود.
زمانی که موجودی کالا در زمان خرید بدهکار و در زمان فروش کالا بستانکار می شود به مدیران این امکان را می دهد تا در هر لحظه بتوانند موجودی خود را کنترل نموده همیشه زنده و پویا باشد، موجودی کالا و بهای تمام شده کالای فروش رفته نیز بطور اتوماتیک مانده گیری می شوند .

موجودی کالا و مقایسه هر دو روش ادواری و دایمی

سیستم ادواری:
• عدم نیازبه نگهداری سابقه موجودی کالا بطور مستمر
• شمارش فیزیکی موجودی کالا حداقل یکبار در سال
• واحدهایی که فروش کالای ارزان دارند استفاده می کنند

سیستم دایمی:
• نیازمند نگهداری مستمر اطلاعات خرید و فروش کالا
• شمارش موجودی کالا باید یکبار در سال انجام شود
• همه واحد های تجاری می توانند از این روش استفاده کنند

ثبت موجودی کالا در سیستم ادواری

در سیستم ادواری کاملن متفاوت از سیستم دایمی خرید کالا را در حسابی با نام خرید ثبت می نمایند که خود یک حساب هزینه می باشد. حساب موجودی کالا نیز در پایان دوره مالی قبل بروزرسانی شده و مانده اول دوره در حساب موجودی کالا به سال مالی جدید انتقال یافته است جهت بروزرسانی این حساب و استفاده از آن در صورت های مالی در پایان سال مالی با یک ثبت مانده حساب موجودی کالا (بستانکار) و خلاصه حساب سود و زیان (بدهکار) می شود تا حساب موجودی صفر گردد و با ثبت دوم با شمارش فیزیکی صورت گرفته، حساب بهای تمام شده کالای آخر دوره را در حسابها وارد می نمایند که در این ثبت حساب موجودی کالا (بدهکار) و خلاصه حساب سود و زیان (بستانکار) می شود عمومن این ثبت ها در زمان تعدیل حسابها یا زمان بستن حسابها بطور اختیاری انتخاب می شوند .